Автоматизация бизнес-процессов в мусоровывозящих компаниях

втоматизация бизнес-процессов в мусоровывозящих компаниях В условиях конкурентной борьбы для любого предприятия первоочередной задачей является повышение эффективности его деятельности. На показатель эффективности оказывает влияние целая система факторов, среди которых особо следует выделить эффективность управления компанией. В крупных организациях со сложной сетью бизнес-процессов, а к таким организациям, безусловно, относятся и мусоровывозящие компании, эффективность управления может быть обеспечена только при условии использования специализированных программных средств, позволяющих автоматизировать эти бизнес-процессы и связать их в рамках единой информационной системы. Одним из таких программных средств, предназначенных для автоматизации управления мусоровывозящими предприятиями, является «RG-Soft:Вывоз мусора» от компании «RG-Soft». Данная программа стала обобщением накопленного нами опыта построения автоматизированных систем управления в мусоровывозящих компаниях во многих регионах России. И в этой статье мы хотели бы рассказать о том, с какими проблемами и задачами приходилось сталкиваться нашим клиентам в своей работе, и как их решение реализовано в нашей программе. Рассмотрим основные моменты. 1. Разрозненность информации. Одной из главных проблем, которая осложняет жизнь руководителям многих мусоровывозящих компаний, является разрозненность управленческой информации. Бесконечное количество таблиц Excel с разнородными данными не позволяет сформировать целостное представление о состоянии дел в компании на тот или иной момент времени. Нередко возникают ситуации, когда увольнение одного сотрудника приводит к сбою работы всего предприятия из-за невозможности разобраться в его системе учета. Бывают также случаи потери клиентской базы, цен и другой конфиденциальной информации. Таким образом, отсутствие единой базы данных не позволяет построить эффективную систему управления компанией. Использование предлагаемого нами продукта может кардинальным образом изменить ситуацию. Система позволяет увязать работу всех подразделений компании и оптимизировать информационные потоки между ними, благодаря чему появляется возможность принимать более взвешенные управленческие решения и вовремя реагировать на меняющуюся ситуацию. 2. Диспетчеризация заданий. При большом количестве заявок и договоров на вывоз мусора, диспетчеризация даже с использованием электронных таблиц Excel представляет собой довольно трудоемкую операцию. А в некоторых компаниях этот процесс до сих пор осуществляется рукописным способом. Кроме того, при такой схеме работы в этой информации хорошо ориентируется, как правило, только тот, кто ее составляет. То есть диспетчер. А это значит, что, во-первых, руководство фирмы не может самостоятельно и оперативно получать информацию о текущей загрузке автопарка, а во-вторых - весь процесс завязан на этого диспетчера, и в случае его отсутствия по каким-либо причинам никто другой в этой информации разобраться не сможет. Для решения этих проблем в нашей программе предусмотрен специальный интерфейс – рабочее место диспетчера. В нем отражаются все задания на день для выбранной спецтехники. Диспетчер может автоматически сформировать задание на день, используя механизм распределения по маршрутам. При этом информация не сконцентрирована в руках диспетчера, а доступна для руководства и всех заинтересованных сотрудников. 3. Формирование сводной отчетности по фактически вывезенным отходам. Для формирования отчетности посредством Excel, чтобы получить требуемые статистические данные в разрезе необходимых аналитик, нужно создавать и консолидировать множество таблиц, что, повторимся, очень неудобно и трудоемко. При использовании нашего продукта такой необходимости нет. Программа формирует отчетность за любой период в любом разрезе автоматически. И руководству не нужно ее запрашивать. Оно может в любой момент самостоятельно получить актуальную информацию. Единственное условие – ввод данных должен быть своевременным и корректным. 4. Учет местонахождения бункеров. Часто бункеры для вывоза мусора подолгу застаиваются в одном месте. При отсутствии должного контроля местонахождения бункеров увеличивается риск их утраты вследствие кражи. Помимо этого, из-за простоя бункеров фирма попросту теряет доходы. Для решения этой проблемы мы предусмотрели в программе специальный раздел, который позволяет получать данные о том, где в данный момент стоит тот или ной бункер или контейнер, и как долго он там находится. В программе реализованы две модели учета местонахождения бункеров. Первая основана на номерном учете бункеров и регистрации перестановок, вторая - на подсчете установленных и забранных бункеров по адресам. 5. Выписка бухгалтерских документов. Большое количество договоров с заказчиками предполагает такое же большое количество счетов и актов. Ручное формирование счетов и актов – тоже процесс трудоемкий и отнимает очень много полезного времени. Если компания обслуживает, скажем, 500 заказчиков, то в конце каждого месяца нужно сформировать минимум 1500 документов. Продукт позволяет автоматизировать этот процесс и значительно облегчает работу персоналу. Программа подводит итоги месяца и «нажатием одной клавиши» автоматически формирует акты, счета, счета-фактуры. Иными словами, внедрение нашего продукта превращает процесс выставления счетов из аврального (с работой допоздна) в обычный, рутинный. Существенно облегчается сверка взаиморасчетов с заказчиками. 6. Контроль расходов на содержание автопарка. Важным условием для эффективной работы мусоровывозящей компании с солидным парком автомобилей является сокращение расходов на его содержание. Это предполагает, прежде всего, контроль фактического расхода топлива и борьбу с его хищением. К сожалению, ситуация, когда водители-экспедиторы сливают горючее из баков, все еще остается актуальной для России. Для решения этих задач в программе для каждого типа автомашин устанавливаются индивидуальные нормы расхода топлива на километраж, рейс или моточас. Это позволяет оптимизировать затраты на ГСМ. По желанию заказчика можно наладить связь программы с различными трекерными системами. Важной статьей расходов на содержание автопарка является также ремонт. Для контроля расходов на ремонт и планирования ремонтных работ в программу включен раздел, где учитываются дефектные ведомости, все проведенные ремонты и ТО, и составляются графики плановых ремонтов автотранспорта. 7. Организации учета объемов и веса принятых отходов. В случае, если компания занимается не только сбором и вывозом мусора, но имеет еще и собственные сортировочные станции или полигоны для утилизации, возникает задача организации учета объемов и веса принятых отходов. Для этого в нашей программе предусмотрен блок утилизации, в котором проработаны все основные операции: учет собственных и «чужих» талонов на утилизацию отходов на полигонах, групповое формирование и печать талонов, контроль гашения талонов. Более того, наше решение возможно использовать для автоматизации работы только полигонов и сортировочных станций. 8. Учет взаиморасчетов с физическими лицами. Для этого мы предусмотрели в программе специальный раздел (блок ЕРЦ), в котором формируются акты, контролируются начисления и оплаты по лицевым счетам, учитываются льготы населению. Подводя итог, еще раз отметим, что разработанный нами программный продукт «RG-Soft:Вывоз мусора» охватывает все рабочие моменты и является отличным средством комплексной автоматизации бизнес-процессов в мусоровывозящих компаниях. Опыт внедрения программы в более чем 20-ти средних и крупных предприятий по всей России показал ее эффективность. Благодаря ее использованию возрастает оперативность принятия управленческих решений, сокращается время на формирование необходимой отчетности, осуществляется полный контроль над деятельностью предприятия. Программа поставляется с разным объемом функционала в зависимости от потребностей той или иной организации. Конфигурация предлагается в 2-х версиях – Стандарт и Проф. В версии Стандарт не представлены раздел управления ремонтами, блок утилизации и блок ЕРЦ. Версия Проф включает в себя полный функционал. Благодаря возможностям технологической платформы «1С:Предприятие 8» система легко может быть адаптирована к условиям работы конкретного предприятия. Программа также предусматривает гибкую настройку прав доступа, формирование индивидуальных пользовательских интерфейсов и мониторинг действий пользователей. Опыт специалистов RG-Soft в области разработки программных продуктов для 1С позволяет нам гарантировать качество, надежность и эффективность нашей разработки, а также высокий уровень технической поддержки и удаленного сопровождения пользователей в регионах.